Cari Blog Ini

Jumat, 15 November 2013

Tujuan dan Manfaat Penggunaan Sistem Informasi Manajemen dalam Bidang Publik


PENDAHULUAN

Sering terdengar ungakapan bahwa dunia dewasa ini berada dalam era informasi. Dan masyarakat modern dikenal sebagai masyarakat informasional. Pandangan demikian memang benar karena seperti diketahui salah satu fenomena yang dewasa ini sudah ‘’mendunia’’ dan berlangsung dengan kepesatan yang sangat tinggi ialah perkembangan dan berbagai terobosan di bidang teknologi informasi. Aplikasinya dalam ‘’dunia kenyataan’’pun sudah sangat beragam sehingga dapat dikatakan bahwa tidak ada segi kehidupan dan penghidupan yang tidak disentuh oleh informasi, baik pada tingkat individual, kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat Negara , dan bahkan dalam hubungan antarorganisasi dan antarnegara.
Salah satu ‘’produk’’ perkembanga dalam informasi era dewasa ini dikenal dengan istilah ‘’informatika’’.  Dalam waktu yang relative singkat informatika mampu memberikan kontribusi substansial dan bahkan menumbuhkan kesadaran pada berbagai pihak tentang pentingnya informasi sebagai suatu resourch organisasi yang strategis. Salah satu kelompok masyarakat yang merasakan makin pentingnya informasi ialah para manajer yang menduduki jabatan pimpinan dalam berbagai jenis organisasi, seperti organisasi politik, organisasi kenegaraan, organisasi angkatan bersenjata, organisasi niaga, organisasi social, organisasi swadaya masyarakat, organisasi nirlaba, dan bahkan organisasi keagamaan.
Pengamatan dan kenyataan menunjukan bahwa perkembangan dan terobosan teknologi informasi akan terus berlanjut di masa depan. Oleh karena itu tidak sulit untuk memperkirakan bahwa salah satu ujian bagi kemahiran dan keandalan manajemen di masa depan ialah kemampuannya memanfaatkan perkembangan teknologi tersebut, tetapi sekaligus mengenali berbagai dampak yang ditimbulkannya dalam kehidupan organisasional. Oleh karena itu, kemampuan manjemen menentukan berhasil tidaknya pengelolaan organisasi tersebut.


BAB II
PEMBAHASAN

Sekarang ini umat manusia sudah berada pada era reformasi, hal itu berarti bahwa informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan, tingkat individual, tingkat kelompok , dan tingkat organisasi. Pada tingkat individu misalnya aneka ragam informasi dibutuhkan ternasuk informasi tentang pendidikan, kesehatan, situasi pasar berbagai produk yang diperlukannya untuk memuaskan kebutuhannya, lapangan pekerjaan, dan lain sebagainya. (sondang P siagian.18 )
Berbagai kelompok masyarakat , mulai dari rumah tangga dan kelompok – kelompok lainnya juga memerlukan informasi untuk berbagai kepentingan , termasuk untuk memperlancar proses pengambilan keputusan oleh kelompok tersebut .Hal yang sama juga berlaku bagi organisasi , terlepas apakah organisasi itu public maupun bersifat privat.
Berikut ini kami selaku penyaji makalah akan membahas penggunaan SIM di dalam organisasi Publik.
Tujuan dan Manfaat Penggunaan Sistem Informasi Manajemen dalam Bidang Publik :
1.      Dapat mengatur dan mengintegrasikan pengelolaan informasi.
Misalnya penggunaan Sistem Informasi Manajemen di Daerah, tujuannya yaitu untuk mengelola data keuangan dengan baik.
Sesuai dengan visi BPKP sebagai Auditor Presiden yang responsif, interaktif dan terpercaya untuk mewujudkan akuntabilitas keuangan negara yang berkualitas dalam mentransformasikan manajemen pemerintahan menuju pemerintahan yang baik dan bersih serta sesuai amanat PP 60 tahun 2008 pasal 59 ayat (2) danInpres Nomor 4 Tahun 2011, BPKP, dalam hal ini Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah, memandang perlu untuk memfasilitasi Pemerintah Daerah dalam mempersiapkan aparatnya menghadapi perubahan, mendorong pelaksanaan tata kelola keuangan daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, efisien, efektif, transparan, akuntabel, dan auditabel. Hal ini penting guna  meningkatkan kualitas Laporan Keuangan pemerintah daerah menuju terwujudnya good governance. 
Sejalan dengan RPJM Tahun 2010-2014, dalam Renstra Tahun 2010-2014,Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah telah menetapkan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Daerah sebagai kegiatan untuk mendukung capaian indikator kinerja” Meningkatnya Tingkat Opini BPK terhadap LKPD”.
          Untuk mendukung tujuan tersebut, sejak tahun 2003, Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah membentuk Satuan Tugas Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Daerah  (SIMDA), dengan tugas:
-          Mengembangkan/membuat dan melakukan pemutakhiran  Program Aplikasi Komputer SIMDA yang berkaitan dengan pembangunan / peningkatan kapasitas pemerintah daerah yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku atau dalam rangka pemenuhan kebutuhan manajemen daerah, mengarah ke grand design Data Base Management System (DBMS).
-          Memberikan bimbingan teknik / pelatihan kepada Satgas SIMDA Perwakilan BPKP yang akan ditugaskan dalam asistensi/implementasi Program Aplikasi Komputer SIMDA.
-          Membantu Satgas SIMDA Perwakilan BPKP melakukan asistensi implementasi Program Aplikasi Komputer SIMDA pada pemerintah daerah.
          Tujuan pengembangan Program Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Daerah ini adalah:
·     Menyediakan Data base mengenai kondisi di daerah yang terpadu baik dari aspek keuangan, aset daerah, kepegawaian/aparatur daerah maupun pelayanan publik yang dapat digunakan untuk penilaian kinerja instansi pemerintah daerah.
·     Menghasilkan informasi yang komprehensif, tepat dan akurat kepada manajemen pemerintah daerah. Informasi ini dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
·     Mempersiapkan aparat daerah untuk mencapai tingkat penguasaan dan pendayagunaan teknologi informasi yang lebih baik.
·     Memperkuat basis pemerintah daerah dalam melaksanakan otonomi daerah.
Sampai dengan tanggal 30 April 2013, program aplikasi SIMDA telah diimplementasi di 349 pemda dari 524 pemda atau sebanyak 66,6%, terdiri dari:
   - Implementasi SIMDA Keuangan
289
  pemda
   - Implementasi SIMDA BMD 
261
  pemda
   - Implementasi SIMDA Gaji
 97
  pemda
   - Implementasi SIMDA Pendapatan
25
  pemda
    


          Salah satu produk dari Sistem Informasi Manajemen Daerah adalah Program Aplikasi Komputer Gaji .  Aplikasi Komputer SIMDA Gaji dikembangkan berdasarkan kebutuhan pemerintah daerah dalam pengelolaan penggajian pegawainya.  Aplikasi ini akan membantu pemda untuk memproses penggajian secara lebih cepat, akurat serta menghasilkan dokumen penggajian yang dapat diandalkan.
Ouput dari aplikasi adalah sebagai berikut:
1) Daftar Gaji, Rapel, Gaji Terusan, Perhitungan Pajak.
2) Daftar Pegawai.
3) Register- register.
            Dengan demikian aplikasi SIMDA dapat dimplemetasikan untuk pengelolaan keuangan daerah secara terintegrasi, menggunakan teknologi multi user dan teknologi client/server,  dari penyusunan anggaran, pelaksanaan anggaran, dan pertanggungjawaban keuangan  baik dilaksanakan di SKPKD maupun di SKPD, sehingga mempunyai keuntungan :
1.Pengendalian transaksi terjamin
2.Efisien dalam melakukan penatausahaan, hanya membutuhkan satu kali input data transaksi sehingga menghemat waktu, tenaga dan biaya.
3.Cepat,  akurat dan efisien  dalam menghasilkan informasi keuangan

2.      Sim juga berperan dalam hal perekrutan CPNS berbasis WEB.
Contohnya : SIM penerimaan CPNS  Berbasis WEB.
Tujuan Sistem Informasi Manajemen CPNS
TUJUAN
1. Terbangunnya Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil berbasis web menggunakan jaringan internet sehingga proses dapat berjalan dengan efektif dan efisien dan dapat diakses oleh seluruh lapisan masyarakat.
2. Terciptanya data mengenai kepegawaian yang terintegrasi.
Pembuatan Sistem Informasi Manajemen penerimaan CPNS Berangkat dari identifikasi masalah pada proses penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil saat ini maka dilakukan penelitian untuk membuat sebuah Sistem Informasi Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil ( SIP-CPNS ) dalam kerangka egovernment. Pembangunan e-government ini disusun berdasarkan perencanaan strategis yang mengacu pada Inpres Nomor 3 Tahun 2003. SIP-CPNS yang merupakan salah satu bidang dalam e-government dibangun dengan mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku terutama Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 yang mengamanatkan bahwa proses pengadaan CPNS dibuat dalam sebuah aplikasi berbasis komputer sehingga dapat diperoleh data yang terintegrasi dan lengkap. Pembangunan e-government dalam bidang kepegawaian ini diharapkan mampu menyelesaikan masalah pada penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil. Selanjutnya data dan informasi yang dihasilkan oleh SIP-CPNS dapat dipergunakan oleh instansi lain atau pemerintah pusat dalam rangka pengolahan data bersama. Berdasarkan hasih perencanaan dan identifikasi sistem tersebut maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan yang ada.
Dengan dikembangkannya Sistem Informasi Manajemen Penerimaan CPNS, maka proses administrasi Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil dapat berjalan dengan efektif dan efisien sebab sistem tersebut kini telah bersifat online dan dapat diakses oleh seluruh lapisan masyarakat yang melakukan fungsi kontrol terhadap jalannya proses pada sistem tersebut.
Dengan dikembangkannya aplikasi ini, maka proses pengelolaan data kepegawaian dapat dilaksanakan dengan cepat dan terintegrasi dengan data lainnya yang mengakibatkan data tersebut dapat digunakan untuk pengambilan keputusan serta dapat menyajikan informasi yang up to date kepada masyarakat.( Jurnal Teknologi Informasi, Volume 6 Nomor 2, Oktober 2010, ISSN 1414-9999 )


3.      Sim berperan sebagai sarana pengambilan keputusan.
SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap: 
-          Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.
-          Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
-          Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.
4.      SIM berperan  dalam hal pelayanan umum / public service yang berkenaan dengan manajemen database.
Manajemen sebuah “database” adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen “database”.
Sistem Informasi Manajemen banyak terdapat dalam organisasi public yang berkenaan dengan database. Begitu banyak permasalahan di bidang system informasi yang di pergunakan dalam bidang pelayanan umum ( public service ) yang sesungguhnya merupakan permasalahan manajemen database, yaitu bagaimana mengelola data dan informasi yang tersimpan dalam informasi secara efisien dan aman serta menciptakan procedure cari – ambil ( retrieval ) yang cepat dan mudah. Instansi – instansi yang bertugas memugut pajak, misalnya dalam pelayanan harus dapat mengelola data dan informasi tentang Wajib pajak yang telah tersimpan seperti data tentang NPWP, Penghasilan perbulan, Status wajib pajak, jumlah pajak yang sudah terbayar, atau belum terbayar, dan sebagainya. Pelayanan pajak akan lebih cepat dan efisien jika penyimpanan data tersebut dilakukan secara sistematis.Instansi yang harus melayani pengurusan SIM ( Surat Izin Mengemudi ) , STNK ( Surat Tanda Nomor Kendaraan ), dan BPKB ( Bukti Pemilikan Kendaraan bermotor ), secara operasional harus mengelola data untuk surat – surat tersebut dalam system database yang baik supaya pelayanan yang diberikan dapat berlangsung secra efisien dan memudahkan pengguna jasa. ( Wahyudi dan Subando. 1998 : 323-324 ).
Contoh lain yaitu Rumah sakit pemerintah yang bertugas melayani pasien, kinerja administratifnya akan tergantung pada metode penyimpanan data dan informasi dalam rumah sakit tersebut, baik data mengenai status pasien , dokter yang menangani, hasil anamnesis ( wawancara langsung antara dokter dengan pasien ) , jenis obat atau terapi yang diberikan, data rawat inap di rumah sakit dan sebagainya. Maka dapat disimpulkan  bahwa dalam banyak hal kinerja dan efisiensi organisasi public akan ditentukan oleh keandalan manajemen database yang di laksanakan dalam organisasi tersebut.
5.      Meningkatkan aksessibilitas data yang tersaji secara tepat waktu, akurat bagi para pemakai tanpa mengharuskan adanya perantara system informasi .
Tersebarnya lokasi kerja seringkali menyulitkan komunikasi dan koordonasi antara satuan-satuan kerja administrasi. Computer yang dapat dioperasikan secara on line pada satuan-satuan yang melakukan hubungan kerja intensif akan dapat mengatasi persoalan ini. Dimana para pemakai akan dapat saling menukar informasi sesuai dengan kebutuhan pekerja masing-masing. Jika terjadi frekuensi perubahan data ketatausahaan yang semakin banyak, maka SIM yang dapat menyusun berkas induk yang bersih, lengkap, dan up to date, perkakas elektro-mekanis seperti computer akan sangat membantu. ( Wahyudi dan Subando. 1998 : 301).
Contohnya pada proses pembuatan e-KTP di Kecamatan. Pada pembuatan e-KTP masyarakat tidak melewati proses manual yang rumit tetapi telah terbantu dengan proses computerasi. Data personal yang diperlukan untuk pembuatan e-KTP dimasukkan dan diolah melalui system computer. Data tersebut akan dikirim ke  pengelola yang ada di atasnya hingga ke pusat. Jika terdapat lembaga pemerintahan yang ingin mengetahui data penduduk yang ada maka cukup melalui data yang ada di Kecamatan.
Selain pembahasan di atas , Ada beberapa keuntungan laiinya yang diperoleh dalam penggunaan Sistem Informasi Manajemen, diantaranya :
·         Manajer akan mempunyai banyak waktu dalam tanggungjawabnya.
·         Untuk mengumpulkan data tidak perlu ada hubungan-hubungan yang sama antara atasan dan bawahan ( tidak mengharuskan hubungan secara langsung atau tatap muka ).
·         Adanya pusat penyimpanan data atau setidak-tidaknya dikoordinasikan, sehingga memungkinkan kombinasi butir data.
·         Tidak perlu memperbanyak data untuk setiap manajer namun cukup pemusatan data.
·         Peningkatan efisiensi karena adanya otomatisasi.



BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Apabila telah di buat suatu sistem informasi manajemen, kebiasaan-kebiasaan pelaporan formal , setengah formal dan bahkan informal dapat distandarisasi, dibuat prosedurnya dan dijadwalkan. Kriteria bagi suatu sistem informasi manajemen yang efektif adalah bahwa sistem tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu dan yang mempunyai makna bagi perencanaan, analisis/ pengorganisasian dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi, serta proses tersebut dapat dilakukan secara hemat.














DAFTAR PUSTAKA
Siagian, Sondang P. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara
Wahyudi dan Subando. 1998. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi – Organisasi Publik. Yogyakarta : UGM Press
Jurnal Teknologi Informasi, Volume 6 Nomor 2, Oktober 2010, ISSN 1414-9999
Dalam Bahan ajar sistem informasi manajemen Administrasi Publik yang Disusun Oleh :Titik Djumiarti, S.Sos, M.Si ,Universitas diponegoro semarang

Tidak ada komentar:

Posting Komentar