PENDAHULUAN
Sering terdengar ungakapan bahwa dunia dewasa ini
berada dalam era informasi. Dan masyarakat modern dikenal sebagai masyarakat
informasional. Pandangan demikian memang benar karena seperti diketahui salah
satu fenomena yang dewasa ini sudah ‘’mendunia’’ dan berlangsung dengan
kepesatan yang sangat tinggi ialah perkembangan dan berbagai terobosan di
bidang teknologi informasi. Aplikasinya dalam ‘’dunia kenyataan’’pun sudah
sangat beragam sehingga dapat dikatakan bahwa tidak ada segi kehidupan dan
penghidupan yang tidak disentuh oleh informasi, baik pada tingkat individual,
kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat Negara , dan bahkan dalam
hubungan antarorganisasi dan antarnegara.
Salah satu ‘’produk’’ perkembanga dalam informasi
era dewasa ini dikenal dengan istilah ‘’informatika’’. Dalam waktu yang relative singkat informatika
mampu memberikan kontribusi substansial dan bahkan menumbuhkan kesadaran pada
berbagai pihak tentang pentingnya informasi sebagai suatu resourch organisasi
yang strategis. Salah satu kelompok masyarakat yang merasakan makin pentingnya
informasi ialah para manajer yang menduduki jabatan pimpinan dalam berbagai
jenis organisasi, seperti organisasi politik, organisasi kenegaraan, organisasi
angkatan bersenjata, organisasi niaga, organisasi social, organisasi swadaya masyarakat,
organisasi nirlaba, dan bahkan organisasi keagamaan.
Pengamatan dan kenyataan menunjukan bahwa
perkembangan dan terobosan teknologi informasi akan terus berlanjut di masa
depan. Oleh karena itu tidak sulit untuk memperkirakan bahwa salah satu ujian
bagi kemahiran dan keandalan manajemen di masa depan ialah kemampuannya
memanfaatkan perkembangan teknologi tersebut, tetapi sekaligus mengenali
berbagai dampak yang ditimbulkannya dalam kehidupan organisasional. Oleh karena
itu, kemampuan manjemen menentukan berhasil tidaknya pengelolaan organisasi
tersebut.
BAB
II
PEMBAHASAN
Sekarang ini umat manusia sudah berada pada era
reformasi, hal itu berarti bahwa informasi sudah menyentuh seluruh segi
kehidupan dan penghidupan, tingkat individual, tingkat kelompok , dan tingkat
organisasi. Pada tingkat individu misalnya aneka ragam informasi dibutuhkan
ternasuk informasi tentang pendidikan, kesehatan, situasi pasar berbagai produk
yang diperlukannya untuk memuaskan kebutuhannya, lapangan pekerjaan, dan lain sebagainya.
(sondang P siagian.18 )
Berbagai kelompok masyarakat , mulai dari rumah
tangga dan kelompok – kelompok lainnya juga memerlukan informasi untuk berbagai
kepentingan , termasuk untuk memperlancar proses pengambilan keputusan oleh
kelompok tersebut .Hal yang sama juga berlaku bagi organisasi , terlepas apakah
organisasi itu public maupun bersifat privat.
Berikut ini kami selaku penyaji makalah akan
membahas penggunaan SIM di dalam organisasi Publik.
Tujuan dan
Manfaat Penggunaan Sistem Informasi Manajemen dalam Bidang Publik
:
1. Dapat
mengatur dan mengintegrasikan pengelolaan informasi.
Misalnya
penggunaan Sistem Informasi Manajemen di Daerah, tujuannya yaitu untuk
mengelola data keuangan dengan baik.
Sesuai
dengan visi BPKP sebagai Auditor Presiden yang responsif, interaktif dan
terpercaya untuk mewujudkan akuntabilitas keuangan negara yang berkualitas
dalam mentransformasikan manajemen pemerintahan menuju pemerintahan yang baik
dan bersih serta sesuai amanat PP 60 tahun 2008 pasal 59 ayat (2) danInpres
Nomor 4 Tahun 2011, BPKP, dalam hal ini Deputi Pengawasan Bidang
Penyelenggaraan Keuangan Daerah, memandang perlu untuk memfasilitasi Pemerintah
Daerah dalam mempersiapkan aparatnya menghadapi perubahan, mendorong
pelaksanaan tata kelola keuangan daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
efisien, efektif, transparan, akuntabel, dan auditabel. Hal ini penting
guna meningkatkan kualitas Laporan Keuangan pemerintah daerah menuju
terwujudnya good governance.
Sejalan
dengan RPJM Tahun 2010-2014, dalam Renstra Tahun 2010-2014,Deputi Pengawasan
Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah telah menetapkan Pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Daerah sebagai kegiatan untuk mendukung capaian indikator
kinerja” Meningkatnya Tingkat Opini BPK terhadap LKPD”.
Untuk mendukung tujuan tersebut, sejak
tahun 2003, Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah membentuk Satuan
Tugas Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Daerah (SIMDA), dengan
tugas:
-
Mengembangkan/membuat dan
melakukan pemutakhiran Program Aplikasi Komputer SIMDA yang berkaitan
dengan pembangunan / peningkatan kapasitas pemerintah daerah yang sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku atau dalam rangka pemenuhan kebutuhan
manajemen daerah, mengarah ke grand design Data Base Management System
(DBMS).
-
Memberikan bimbingan teknik /
pelatihan kepada Satgas SIMDA Perwakilan BPKP yang akan ditugaskan dalam
asistensi/implementasi Program Aplikasi Komputer SIMDA.
-
Membantu Satgas SIMDA Perwakilan
BPKP melakukan asistensi implementasi Program Aplikasi Komputer SIMDA pada
pemerintah daerah.
Tujuan pengembangan Program Aplikasi
Sistem Informasi Manajemen Daerah ini adalah:
· Menyediakan
Data base mengenai kondisi di daerah yang terpadu baik dari aspek keuangan,
aset daerah, kepegawaian/aparatur daerah maupun pelayanan publik yang dapat
digunakan untuk penilaian kinerja instansi pemerintah daerah.
· Menghasilkan
informasi yang komprehensif, tepat dan akurat kepada manajemen pemerintah
daerah. Informasi ini dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.
· Mempersiapkan
aparat daerah untuk mencapai tingkat penguasaan dan pendayagunaan teknologi
informasi yang lebih baik.
· Memperkuat
basis pemerintah daerah dalam melaksanakan otonomi daerah.
Sampai
dengan tanggal 30 April 2013, program aplikasi SIMDA telah diimplementasi di
349 pemda dari 524 pemda atau sebanyak 66,6%, terdiri dari:
- Implementasi
SIMDA Keuangan
|
289
|
pemda
|
- Implementasi
SIMDA BMD
|
261
|
pemda
|
- Implementasi
SIMDA Gaji
|
97
|
pemda
|
- Implementasi
SIMDA Pendapatan
|
25
|
pemda
|
Salah satu produk dari Sistem Informasi
Manajemen Daerah adalah Program Aplikasi Komputer Gaji . Aplikasi Komputer
SIMDA Gaji dikembangkan berdasarkan kebutuhan pemerintah daerah dalam
pengelolaan penggajian pegawainya. Aplikasi ini akan membantu pemda untuk
memproses penggajian secara lebih cepat, akurat serta menghasilkan dokumen
penggajian yang dapat diandalkan.
Ouput
dari aplikasi adalah sebagai berikut:
1) Daftar
Gaji, Rapel, Gaji Terusan, Perhitungan Pajak.
2) Daftar
Pegawai.
3)
Register- register.
Dengan demikian aplikasi SIMDA dapat dimplemetasikan untuk
pengelolaan keuangan daerah secara terintegrasi, menggunakan teknologi multi
user dan teknologi client/server, dari penyusunan anggaran,
pelaksanaan anggaran, dan pertanggungjawaban keuangan baik dilaksanakan
di SKPKD maupun di SKPD, sehingga mempunyai keuntungan :
1.Pengendalian transaksi terjamin
2.Efisien dalam melakukan
penatausahaan, hanya membutuhkan satu kali input data transaksi sehingga
menghemat waktu, tenaga dan biaya.
3.Cepat, akurat dan
efisien dalam menghasilkan informasi keuangan
2. Sim
juga berperan dalam hal perekrutan CPNS berbasis WEB.
Contohnya : SIM penerimaan CPNS Berbasis WEB.
Tujuan Sistem Informasi
Manajemen CPNS
TUJUAN
1.
Terbangunnya Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil
berbasis web menggunakan jaringan internet sehingga proses dapat berjalan dengan
efektif dan efisien dan dapat diakses oleh seluruh lapisan masyarakat.
2.
Terciptanya data mengenai kepegawaian yang terintegrasi.
Pembuatan
Sistem Informasi Manajemen penerimaan CPNS Berangkat dari identifikasi masalah
pada proses penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil saat ini maka dilakukan
penelitian untuk membuat sebuah Sistem Informasi Penerimaan Calon Pegawai
Negeri Sipil ( SIP-CPNS ) dalam kerangka egovernment. Pembangunan e-government
ini disusun berdasarkan perencanaan strategis yang mengacu pada Inpres Nomor 3
Tahun 2003. SIP-CPNS yang merupakan salah satu bidang dalam e-government
dibangun dengan mengacu pada peraturan perundangan yang berlaku terutama
Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 yang mengamanatkan bahwa proses
pengadaan CPNS dibuat dalam sebuah aplikasi berbasis komputer sehingga dapat
diperoleh data yang terintegrasi dan lengkap. Pembangunan e-government dalam
bidang kepegawaian ini diharapkan mampu menyelesaikan masalah pada penerimaan
Calon Pegawai Negeri Sipil. Selanjutnya data dan informasi yang dihasilkan oleh
SIP-CPNS dapat dipergunakan oleh instansi lain atau pemerintah pusat dalam
rangka pengolahan data bersama. Berdasarkan hasih perencanaan dan identifikasi
sistem tersebut maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan
yang ada.
Dengan dikembangkannya Sistem Informasi Manajemen
Penerimaan CPNS, maka proses administrasi Penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil
dapat berjalan dengan efektif dan efisien sebab sistem tersebut kini telah
bersifat online dan dapat diakses oleh seluruh lapisan masyarakat yang
melakukan fungsi kontrol terhadap jalannya proses pada sistem tersebut.
Dengan dikembangkannya aplikasi ini, maka proses
pengelolaan data kepegawaian dapat dilaksanakan dengan cepat dan terintegrasi
dengan data lainnya yang mengakibatkan data tersebut dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan serta dapat menyajikan informasi yang up to date kepada
masyarakat.( Jurnal Teknologi Informasi, Volume 6 Nomor 2, Oktober 2010, ISSN
1414-9999 )
3. Sim
berperan sebagai sarana pengambilan keputusan.
SIM
untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari
sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah
sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang
tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan
dianggap:
-
Mengetahui semua
perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.
-
Memiliki metode
(aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan
kepentingan semua alternatif.
-
Memilih alternatif yang
memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas
menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan
berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada
hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya
adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka
memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan
sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada
gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan
keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih
banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh
latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model
keputusan, dan sebagainya.
4. SIM
berperan dalam hal pelayanan umum /
public service yang berkenaan dengan manajemen database.
Manajemen sebuah “database”
adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah
sistem manajemen “database”.
Sistem Informasi Manajemen banyak
terdapat dalam organisasi public yang berkenaan dengan database. Begitu banyak
permasalahan di bidang system informasi yang di pergunakan dalam bidang
pelayanan umum ( public service ) yang sesungguhnya merupakan permasalahan
manajemen database, yaitu bagaimana mengelola data dan informasi yang tersimpan
dalam informasi secara efisien dan aman serta menciptakan procedure cari –
ambil ( retrieval ) yang cepat dan mudah. Instansi – instansi yang bertugas
memugut pajak, misalnya dalam pelayanan harus dapat mengelola data dan
informasi tentang Wajib pajak yang telah tersimpan seperti data tentang NPWP,
Penghasilan perbulan, Status wajib pajak, jumlah pajak yang sudah terbayar,
atau belum terbayar, dan sebagainya. Pelayanan pajak akan lebih cepat dan
efisien jika penyimpanan data tersebut dilakukan secara sistematis.Instansi
yang harus melayani pengurusan SIM ( Surat Izin Mengemudi ) , STNK ( Surat
Tanda Nomor Kendaraan ), dan BPKB ( Bukti Pemilikan Kendaraan bermotor ),
secara operasional harus mengelola data untuk surat – surat tersebut dalam
system database yang baik supaya pelayanan yang diberikan dapat berlangsung
secra efisien dan memudahkan pengguna jasa. ( Wahyudi dan Subando. 1998 :
323-324 ).
Contoh lain yaitu Rumah sakit pemerintah yang
bertugas melayani pasien, kinerja administratifnya akan tergantung pada metode
penyimpanan data dan informasi dalam rumah sakit tersebut, baik data mengenai
status pasien , dokter yang menangani, hasil anamnesis ( wawancara langsung
antara dokter dengan pasien ) , jenis obat atau terapi yang diberikan, data
rawat inap di rumah sakit dan sebagainya. Maka dapat disimpulkan bahwa dalam banyak hal kinerja dan efisiensi
organisasi public akan ditentukan oleh keandalan manajemen database yang di
laksanakan dalam organisasi tersebut.
5. Meningkatkan
aksessibilitas data yang tersaji secara tepat waktu, akurat bagi para pemakai
tanpa mengharuskan adanya perantara system informasi .
Tersebarnya lokasi kerja seringkali menyulitkan
komunikasi dan koordonasi antara satuan-satuan kerja administrasi. Computer
yang dapat dioperasikan secara on line pada satuan-satuan yang melakukan
hubungan kerja intensif akan dapat mengatasi persoalan ini. Dimana para pemakai
akan dapat saling menukar informasi sesuai dengan kebutuhan pekerja
masing-masing. Jika terjadi frekuensi perubahan data ketatausahaan yang semakin
banyak, maka SIM yang dapat menyusun berkas induk yang bersih, lengkap, dan up
to date, perkakas elektro-mekanis seperti computer akan sangat membantu. ( Wahyudi
dan Subando. 1998 : 301).
Contohnya
pada proses pembuatan e-KTP di Kecamatan. Pada pembuatan e-KTP masyarakat tidak
melewati proses manual yang rumit tetapi telah terbantu dengan proses
computerasi. Data personal yang diperlukan untuk pembuatan e-KTP dimasukkan dan
diolah melalui system computer. Data tersebut akan dikirim ke pengelola yang ada di atasnya hingga ke pusat.
Jika terdapat lembaga pemerintahan yang ingin mengetahui data penduduk yang ada
maka cukup melalui data yang ada di Kecamatan.
Selain pembahasan di atas , Ada beberapa keuntungan laiinya
yang diperoleh dalam penggunaan Sistem Informasi Manajemen, diantaranya :
·
Manajer akan mempunyai
banyak waktu dalam tanggungjawabnya.
·
Untuk mengumpulkan data
tidak perlu ada hubungan-hubungan yang sama antara atasan dan bawahan ( tidak
mengharuskan hubungan secara langsung atau tatap muka ).
·
Adanya pusat
penyimpanan data atau setidak-tidaknya dikoordinasikan, sehingga memungkinkan
kombinasi butir data.
·
Tidak perlu
memperbanyak data untuk setiap manajer namun cukup pemusatan data.
·
Peningkatan efisiensi
karena adanya otomatisasi.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Apabila telah di buat suatu sistem informasi
manajemen, kebiasaan-kebiasaan pelaporan formal , setengah formal dan bahkan
informal dapat distandarisasi, dibuat prosedurnya dan dijadwalkan. Kriteria
bagi suatu sistem informasi manajemen yang efektif adalah bahwa sistem tersebut
dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu dan yang mempunyai makna bagi
perencanaan, analisis/ pengorganisasian dan pengendalian manajemen untuk
mengoptimalkan pertumbuhan organisasi, serta proses tersebut dapat dilakukan
secara hemat.
DAFTAR
PUSTAKA
Siagian,
Sondang P. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara
Wahyudi
dan Subando. 1998. Sistem Informasi
Manajemen dalam Organisasi – Organisasi Publik. Yogyakarta : UGM Press
Jurnal
Teknologi Informasi, Volume 6 Nomor 2, Oktober 2010, ISSN 1414-9999
Dalam
Bahan ajar sistem informasi manajemen Administrasi Publik yang Disusun Oleh
:Titik Djumiarti, S.Sos, M.Si ,Universitas diponegoro semarang
Tidak ada komentar:
Posting Komentar