Pengambilan Keputusan berbasis SIM

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“Pengambilan Keputusan Berbasis SIM”

Dosen Pembimbing

Aldri Frinaldi, SH., M. Hum.
19700212 199802 1 001

Oleh:

Yossi Lusiana

1101586

PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

JURUSAN ILMU SOSIAL POLITIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2013

KATA PENGANTAR

            Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan makalah yang membahas tentang Pengambilan Keputusan Berbasis SIM. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikan makalah ini. Akan tetapi, terlepas dari itu penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang terdapat dalam makalah ini.

  Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan kontribusi positif dalam penyelesaian makalah ini.

  Karena makalah ini jauh dari kesempurnaan, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang dapat membangun dari pembaca, demi lebih sempurnanya makalah ini dimasa yang akan datang. Harapan penulis semoga makalah ini bisa memenuhi tujuannya, dan semoga bermanfaat bagi pembaca.

Padang, November 2013

Yossi Lusiana

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

SIM merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yg dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan pelaksanaan dan pengendalian.

SIM mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut.

Informasi yang tepat, cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan pesat. Semakin besar suatu organisasi maka semakin kompleks pengelolaan sistem informasi, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan atau organisasi akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya

Sistem informasi manajemen publik adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen yang berhubungan dengan kebutuhan pemerintahan maupun masyarakat (perencanaan, penggerakan, pengorganisasian, dan pengendalian) dalam organisasi publik.

B.     Rumusan Masalah

1.      Pengambilan Keputusan

2.      Pengambilan Keputusan berbasis SIM

C.    Tujuan Permasalahan

Tujuan dari permasalahan ini adalah mengkaji tentang hal-hal yang berkaitan dengan Pengambilan Keputusan Berbasis SIM. Agar pembaca dapat lebih banyak memiliki pengetahuan tentang Pengambilan Keputusan Berbasis kepada SIM.

D.    Manfaat

1.      Memenuhi tugas individu mata kuliah Sistem Informasi Manajemen

2.      Menambah pengetahuan pembaca tentang Pengambilan Keputusan Berbasis kepada SIM.

BAB II

 PEMBAHASAN

A.    Pengambilan Keputusan

 Pengambilan keputusan adalah sebuah hasil dari pemecahan masalah, jawaban dari suatu pertanyaan sebagai hukum situasi, dan merupakan pemilihan dari salah satu alternatif-alternatif yang ada, serta pengakhiran dari  proses pemikiran tentang masalah yang dihadapi, adapun hasil dari pengambilan keputusan adalah keputusan(decision). 

Pengambilan keputusan menurut George R. Terry didasarkan pada lima (5) hal yaitu :

1.      Intuisi

Pengambilan keputusan yang berdasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi mengandung beberapa kebaikan dan kelemahan. Kebaikannya antara lain :

a.       Waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif lebih pendek

b.      Pengambilan keputusan akan memberikan kepuasan pada umumnya

c.       Kemampuan mengambil keputusan dari pengambil keputusan tersebut sangat berperan.

Kelemahan  dari intuisi adalah :

a.       Keputusan yang diambil relatif kurang baik

b.      Sulit mencari alat pembandingnya sehingga sulit diukur kebenarannya

c.       Dasar-dasar lain  dalam pengambilan keputusan seringkali diabaikan.

2.      Pengalaman

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis karena berdasarkan pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu serta dapat memperhitungkan untung ruginya dan baik buruknya keputusan yang akan dihasilkan. Karena pengalaman seseorang dapat menduga masalahnya walaupun hanya dengan melihat sepintas saja sudah menemukan cara penyelesaiannya.

3.      Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, tingkat kepercayaan terhadap pengambil keputusan  dapat lebih tinggi sehingga orang dapat menerima keputusan yang dibuat itu.

4.      Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pemimpin terhadap bawahannya atau orang yang lebih rendah kedudukannya. Kelebihan dari pengambilan keputusan berdasar wewenang antara lain :

a.       Kebanyakan penerimanya adalah bawahan

b.      Keputusannya dapat bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama

c.       Memiliki otentisitas (otentik)

Kelemahannya antara lain :

a.       Dapat menimbulkan sifat rutinitas

b.      Mengasosiasikan dengan praktek diktatotial

c.       sering melewati permasalahan yang seharusnya dipecahkan sehingga dapat meninmbulkan   kekaburan.

5.      Rasional

Pada pengambilan keputusan ini keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu sehingga dapat dikatakan mendekatai kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.

Dalam proses pengambilan keputusan , suatu organisasi maupun lembaga pendidikan tidak terlepas dari faktor-faktor yang mempengaruhinya, yaitu sebagai berikut :

1.      Keadaan internal organisasi , keadaan ini bersangkut paut dengan apa yang ada dalam organisasi tersebut yang meliputi dana yang tersedia, keadaan sumber daya manusia, kemampuan karyawan, kelengkapan dan peralatan organisasi dan struktur organisasi.

2.      Keadaan eksternal organisasi, keadaan ini bersangkut paut dengan apa yang ada diluar organisasi, seperti keadaan ekonomi, sosial politik, hukum dan budaya.

3.      Tersedianya informasi yang diperlukan, informasi yang diperlukan haruslah lengkap dan memiliki sifat-sifat tertentu sehingga keputusan yang dihasilkan dapat berkualitas dan baik.

4.      Kepribadian dan kecakapan pengambil keputusan, hal ini meliputi : kebutuhan, intelegensi, keterampilan dan kapasitas penilaian.

Dalam manajemen, pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat penting karena keputusan yang diambil oleh manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang dipimpinnya. Model yang bermanfaat terkenal sebagai kerangka dasar proses pengambilan keputusan yang dikemukakan oleh Herbert A. Simon (Sutabri,2005:130) akan digunakan sebagai dasar untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan. Model ini terdiri atas tiga tahap:

1.      Pemahaman

Menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalahnya.

2.      Perancangan

Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini mengandung proses untuk memahami masalah untuk menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.

3.      Pemilihan

Memilih arah tidakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.

Dengan demikian, proses pengambilan keputusan dapat dipandang sebagai arus dari pemahaman sampai perancangan dan pemilihan, tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin dikembalikan lagi ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi.

B.     Pengambilan Keputusan Berbasis SIM

Model Simon sebelumnya memiliki hubungan dengan SIM. Hubungan ini dikaitkan kepada ketiga tahap tersebut, yaitu:

1.      Pembahasan

Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem informasi harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah tersebut dapat ditangani.

2.      Perancangan

SIM harus mengandung model keputusan untuk mengolah data dan memprakarsai pemecahan alternatif. Model harus membantu menganalisis alternatif.

3.      Pemilihan

SIM menjadi paling efektif apabila hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.

Sebuah sistem pengambilan keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap: (Sutabri,2005:131-132) 

1.      Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.

2.      Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

3.      Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

Di dalam organisasi-organisasi publik, banyak keputusan yang tidak berulang yang harus dibuat oleh para manajer atau pembuat keputusan. Oleh sebab itu, Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (Decision Support System/DSS) sangat penting peranannya dalam membantu proses pengambilan keputusan dalam organisasi publik. Menurut Parker (Wahyudi dan Subando,1994:263-264), DSS adalah suatu sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan para manajer untuk mengembangkan informasi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan keputusan yang akan dibuat.

DSS menunjang kemampuan komputasi dan komunikasi kepada manajer untuk mengembangkan model-model keputusannya sendiri melalui database informasi yang dibuat. Oleh sebab itu di dalam praktik DSS biasanya terkonsentrasi pada upaya untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manajer yang senantiasa berubah sehingga yang dibutuhkan adalah sistem yang fleksibel dengan perkakas tampilan informasi yang lebih interaktif dan lebih mudah digunakan oleh pemakai.

Sedangkan menurut Gorry dan Scott-Morton (Raymond dan George,2009:331-332), ide dasar dari sistem pendukung pengambilan keputusan (DSS) adalah agar manajer dan komputer dapat bekerja sama untuk memecahkan masalah tersebut. Jenis masalah yang dapat diselesaikan masalah yang semiterstruktur. Komputer dapat menyelesaikan bagian yang terstruktur dan manajer dapat menyelesaikan bagian yang tidak terstruktur.

Sebuah proses yang menggunakan DSS memiliki beberapa komponen, antara lain: (Sutabri,2001:200)

1.      Dialog

Alat untuk berinteraksi antara komputer dengan pemakaiannya. Pemakai harus bisa mengerti apa arti informasi yang dihasilkan. Ini berarti, sistem (komputer beserta programnya) mudah dipakai. Ditinjau dari sudut pemakainnya, sang pemakai harus pula belajar dan berlatih cara penggunaannya serta arti informasi yang dihasilkan.

2.      Model

Model serta sistem yang membolehkan pemakai memilih model yang cocok. Tiga macam model yang biasa digunakan adalah:

a.       Optimalisasi: mencari yang terbaik. Contohnya membuat jadwal, membuat perbandingan, dan sebagainya.

b.      Statistik/matematis: menggambarkan masalah dengan standar kuantifikasi yang ada. Contohnya fungsi kemungkinan, proyeksi penjualan dan sebagainya.

c.       Financial, mencari kesempatan yang baru yang lebih menguntungkan. Contohnya investasi manajemen resiko, dan sebagainya.

3.      Database

Pengaturan keluar-masuk data. Sistem harus dapat menerima, mengatur, dan mengeluarkan data yang diperlukan oleh model di atas. Data yang diterima dapat berasal dari dalam maupun di luar organisasi.

4.      Data

Data itu sendiri yang akan diproses untuk menghasilkan keputusan.

Jenis DSS yang memberikan dukungan yang sedikit lebih tinggi memungkinkan baginya menganalisis seluruh isi file mengenai tingkat penyerapan anggaran pada unit-unit lain yang terkait. Contohnya adalah laporan gaji bulanan pegawai yang disiapkan dari file gaji. Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan laporan total penyerapan anggaran biaya pegawai dan tunjangan-tunjangan yang diterimanya yang diolah dari berbagai file sistem penggajian. DSS juga memungkinkan para manajer untuk melihat dampak-dampak Tingkat Dukungan Pemecahan Masalah Sistem Informasi Manajemen yang mungkin timbul dari berbagai keputusan yang diambil yang disebut model yang dapat memperkirakan dampak sebuah keputusan. Sebagai contoh: Para calon Bupati/Walikota suatu daerah dalam rangka suatu Pilkada menjanjikan akan menggratiskan biaya pendidikan sampai tingkat tertentu atau menggratiskan biaya pengobatan ditingkat Puskemas, maka dampak keputusan tersebut diperkirakan jumlah pemilih akan meningkat secara signifikan, atau justru para pemilih sama sekali tidak mempercayainya karena hanya dianggap sebagai janji kosong belaka.

Model tersebut tidak dapat menentukan apakah janji kampanye tersebut merupakan suatu keputusan terbaik, mereka hanya dapat menentukan apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat. DSS dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi manajemen dalam meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen memonitor dan mengendalikan kegiatan. Sistem informasi manajemen ini umumnya menghasilkan pelaporan yang terjadwal secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang diperoleh dan diikhtisarkan dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang dilaksanakan. Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya sudah ditentukan sebelumnya (baku)

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

 Konsep SIM muncul setelah ditemukannya kebutuhan untuk menyediakan informasi kepada para manajer. Seorang manajer yang baik akan dapat membuat keputusan yang tepat bagi organisasinya khususnya maupun bagi lingkup layanan pada umumnya. Untuk itu diperlukan sistem pendukung pengembilan keputusan dalam pengambilan keputusan yang sesuai.

DSS adalah suatu sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan para manajer untuk mengembangkan informasi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan keputusan yang akan dibuat. DSS banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan. Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS untuk membantu mempertajam proses pengambilan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Kumorotomo, Wahyudi dan Subando Agus Margono.2001.Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-Organisasi Publik.Yogyakarta:Gadjah Mada University Press.

McLead, Raymond dan George P. Schell.2001.Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:Salemba Empat

Sutabri, Tata.2005.Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:ANDI

http://nurjatiwidodo.lecture.ub.ac.id/files/2012/10/Kel-3-Sistem-informasi-Organisasi-dan-Proses-Administrasi-Publik.pdf diakses pada tanggal 17 November 2013

http://harya.staff.gunadarma.ac.id/.../konsep+pengambilan+ (pdf)/ diakses pada tanggal 17 November 2013